El sello de la empresa en tu oficina

¿Qué tipo de oficina refleja la identidad de tu empresa? Lo primero que debes hacer es preguntarte cuál es su personalidad: formal, creativa, tecnológica, moderna, tradicional, confiable… entre tantos otros adjetivos que la pueden definir.

Cada silla, escritorio, accesorio, la recepción, e incluso los muebles de almacenamiento hablan de los espacios que habitan y los valores y objetivos de las personas que en ellos trabajan.

Tradicionalmente, el branding o imagen de una empresa lo tenemos presente en logotipos, colores corporativos, catálogos, papelería personalizada, la página de internet, redes sociales, anuncios e incluso empaques, etiquetas o publicaciones propias. Pero existe un elemento fuerte que también ayuda a reforzar y comunicar la personalidad de una empresa y sus valores: el espacio de trabajo.

Ideas para aplicar en tu oficina

La oficina de tu empresa puede funcionar como “tarjeta de presentación” en 3D. Tanto la distribución como los colores y tipo de muebles de oficina crean una percepción particular del espacio que debe ir en relación con el perfil de la empresa y los productos o servicios que ofrece, es decir, reflejar su identidad.

Para lograrlo, te compartimos algunas ideas:

• Coloca tu logotipo en el espacio donde se encuentre la recepción y / o sala de espera que frecuenten tus clientes.
• En las salas de juntas presenta el slogan de tu empresa con un letrero en vinil puesto sobre el muro.
• Utiliza los colores característicos de tu empresa en detalles aplicados a los muebles de oficina, elementos decorativos o elementos arquitectónicos.
• Recuerda que la elección y distribución de los muebles de oficina también es importante para reflejar la esencia de tu empresa, por ejemplo, para una empresa de tecnología e innovación puede ser una buena idea implementar salas de juntas equipadas para lluvia de ideas.
• Piensa en una forma creativa y sutil de aplicar la estrategia de branding para que las personas que forman parte de tu equipo de trabajo se “pongan la camiseta” y se sientan parte importante de la empresa en la que trabajan. Ten cuidado de no llegar al extremo de crear distracciones. Un ejemplo puede ser un espacio de reunión informal en el que haya un librero con revistas, fotografías y publicaciones relacionadas al giro de tu empresa.

¡Aprovecha al máximo todas las formas de expresión de la identidad de tu empresa! ¡Comienza por el espacio y los muebles de tu oficina!

Una oficina es siempre dinámica; es un hecho que hay oficinas en las que hay mayor movimiento que en otras, sin embargo, una de las características de las oficinas más eficientes es la flexibilidad que favorece la comunicación interna de la empresa.

Esta comunicación interna se refleja posteriormente hacia la imagen y el servicio que se les da a los clientes; es por esta razón que es una excelente idea contar con algún espacio que permita la interacción fluida dentro de cualquier oficina.

Para los espacios de trabajo multifuncionales dentro de la oficina se recomienda utilizar mobiliario modular que permita la distinta disposición de escritorios, mesas de trabajo, sillas, mamparas e incluso archiveros y credenzas, según el tipo de actividad o reunión a llevar a cabo. Las oficinas pequeñas pueden seguir este concepto de movimiento y multifuncionalidad con el fin de aprovechar de la mejor manera el espacio con el que cuentan.

Enseguida hablamos de algunos ejemplos:

– Si se va a dar una conferencia durante la cual lo primordial es que el equipo de trabajo escuche, las sillas pueden acomodarse en filas y los escritorios pueden acomodarse a un lado.

– Al tener una reunión que se presta a un debate en el que se busque la participación activa de los integrantes, lo ideal es acomodar las mesas de trabajo o escritorios en forma de “U” para que se de una mejor interacción.

– Si fuera el caso de un taller con distintas dinámicas de movimiento, las mamparas, escritorios y credenzas abiertas pueden moverse hacia las orillas del espacio para que pueda hacerse un círculo con las sillas y así los participantes se sientan más integrados.

Cabe aclarar que las dinámicas en una empresa son estrategias en las que pueden trabajarse sesiones de capacitación, reuniones creativas de lluvia de ideas o presentaciones de proyectos de una forma diferente en la que cada empleado se sienta tomado en cuenta y al mismo tiempo que sea consciente de su papel activo dentro del equipo de trabajo.

Es también esencial decir que todo el mobiliario y equipo de la oficina debe contar con ciertos criterios ergonómicos para que el rendimiento de las personas sea mayor, así se sentirán cómodos en su espacio de trabajo y eso se reflejará en resultados positivos tanto individuales como colectivos.

Otro aspecto importante es que el mobiliario debe ser resistente por sus materiales, acabados y calidad y al mismo tiempo ligero y flexible para que se pueda mover fácilmente. Para esto son ideales los sistemas modulares reconfigurables, así como sillas y mesas con ruedas.

También es una muy buena idea contar con distintas alternativas de electrificación de mamparas y accesorios eléctricos que pueden servir como un complemento para los escritorios, mesas de juntas y sistemas de archivo que facilitarán que cualquier persona que trabaje en este espacio pueda conectar a la corriente su celular, laptop, proyector o lo que necesite.

Por otro lado, el mobiliario para almacenamiento debe ser igualmente ligero, seguro y fácil de mover para cuando se quiera sub-dividir el espacio en dos o varias secciones si se requiere de mayor concentración o privacidad. Para esto pueden colocarse los libreros abiertos de dos caras o las mamparas que son elementos que vestibulan perfectamente algún espacio que necesite ser flexible en la oficina.

En Poliarte contamos con una amplia variedad de muebles y accesorios que vestirán tu oficina de una manera que inspire y que favorezca la comunicación en el entorno laboral, optimizando al máximo tu espacio con nuestro mobiliario modular.

Fuentes consultadas:

Englich, Guido. Remmers, Burkhard. (1997). Fundamentos de equipamiento para áreas de comunicación. Berlin: Edición Wilkhahn.

Las oficinas individuales se utilizan para actividades que requieren de mayor concentración; éstas pueden ser abiertas o privadas dependiendo de distintos factores, como pueden ser el manejo de información confidencial, el análisis detallado de información, trabajo de lectura e investigación o el aislamiento de sonido cuando se necesita hablar con alguna persona en privado o hacer alguna llamada.

El área recomendada para una oficina privada es de 9 m2, considerando que se colocará un escritorio con espacio de almacenamiento y por lo menos dos sillas para cuando haya una reunión o entrevista.

Es conveniente que este tipo de espacios estén bien ventilados e iluminados y se debe considerar que cuando se utilizan muros o mamparas transparentes, ya sea de cristal o algún plástico, la distracción visual tiende a aumentar a pesar de que la oficina esté cerrada.

Los privados dentro de una oficina son áreas especiales y elegantes en las que se utilizan materiales como maderas obscuras, cristal, metales y accesorios que resaltan su distinción, sin embargo, no se debe dejar de lado la parte funcional. En Poliarte contamos con alternativas ergonómicas y muy atractivas para diseñar espacios privados que reflejen una imagen fuerte, elegante y moderna.

Como consejo de diseño, se recomienda usar para este tipo de espacios colores fríos como pueden ser azul, blanco o gris, ya que tranquilizan y favorecen la concentración.

Fuentes consultadas:

Van Meel, Martens, Van Ree. (2010). Planning office spaces. United Kingdom: Lawrence King.

La estaciones de trabajo múltiples son ideales para espacios que requieren de una interacción constante entre los empleados, quienes están compartiendo conocimientos e innovando juntos para resolver problemas.

Para oficinas en las que la colaboración y el trabajo en equipo son esenciales, se requieren soluciones efectivas de diseño de mobiliario y espacios que permitan que se genere un ambiente de confianza y que se de con facilidad el movimiento e intercambio de ideas sin perder de vista la comodidad y la concentración del equipo de trabajo.

Para oficinas creativas, equipos de venta o espacios pequeños, este tipo de estaciones de trabajo son ideales, ya que representan una solución de alta productividad y bajo costo.

En cuanto a cuestiones técnicas, es importante considerar que el área recomendada  para una estación de trabajo para 4 personas es de 6.5 m². También se aconseja colocar las estaciones abiertas en áreas bien ventiladas y con una buena iluminación natural . Lo mejor es que las estaciones de trabajo múltiples se coloquen en lugares donde no hayan distracciones externas muy cerca como pueden ser la copiadora o impresora y que no estorben los pasos por donde el flujo de personas sea mayor.

Como consejo para las oficinas con estaciones de trabajo múltiples, los protocolos o reglas de limpieza, orden, discreción y disponibilidad de espacio para cada persona facilitan la sana convivencia entre el equipo.

Considerando que hoy en día el trabajo colaborativo es muy importante, POLIARTE  ofrece una gran variedad de estaciones de trabajo reconfigurables  que se adaptan a tus necesidades de espacio y requerimientos de privacidad y almacenamiento. Lo que buscamos es fomentar la comunicación y un ambiente de constante aprendizaje y crecimiento individual y grupal en tu oficina.

Fuentes consultadas:

Van Meel, Martens, Van Ree. (2010). Planning office spaces. United Kingdom: Lawrence King.